واقعیت این است که امروزه شما کمتر نامه‌ی کاغذی دریافت می‌کنید و ایمیل، رسانه‌ای است که بیش از هر ابزار دیگری در ارسال و دریافت پیام‌های رسمی مورداستفاده قرار می‌گیرد. حتی ارتباطات تلفنی نیز نامتعارف‌تر از ارسال ایمیل شده‌اند. عجیب است که باوجود قدرتی که ایمیل دارد، افراد زیادی هنوز نمی‌دانند چگونه از آن بهره‌برداری کنند. ایمیل‌های ما معرف شخصیت ما هستند. درست مثل لباس‌پوشیدن یا سبک گفتگو و احوالپرسی ما. بنابراین بد نیست مهم‌ترین اشتباهات ایمیلی را بشناسیم و از آن‌ها پرهیز نماییم.
۱– ایمیل بدون عنوان
از خودتان بپرسید چرا گیرنده ایمیل باید به خودش زحمت بدهد و ایمیلی را باز کند که عنوان ندارد؟
۲– عنوان بی‌معنی
چرا بعضی افراد برای ایمیل خود یک عنوان درست‌وحسابی انتخاب نمی‌کنند؟ عنوانی مانند «سلام»، یا «عضویـت» چه کاربردی دارد؟ عنوانی انتخاب کنید که مخاطب را وادار به کلیک کردن و بازکردن نامه‌ی شما کند.
۳– درج چند موضوع در یک عنوان
برای موضوعات متعدد، ایمیل‌های متعدد ارسال کنید. این کار هم باعث می‌شود متن نامه کوتاه‌تر شود، هم پیگیری مکاتبات را آسان‌تر می‌کند.
۴– شخصی‌نکردن پیام
چرا در ابتدای نامه، نام گیرنده را نمی‌نویسید؟ مثلاً جناب حسینی عزیز، همکار ارجمند آقای …. وقتی این کار را نمی‌کنید، ایمیل شما خیلی رسمی و سرد خواهد بود.
۵– جدی نگرفتن قدرت کلام
در ارتباطات رودررو، ۹۳% ارتباط با زبان بدن ایجاد می‌شود. طبیعتاً در نوشته شما خبری از زبان بدن نیست. بنابراین کلمات شما، باید این نقش را بر عهده بگیرند.
۶– سهل‌انگاری در غلط‌گیری املایی
از برنامه‌های غلط‌گیر استفاده کنید. اگر به انگلیسی تایپ می‌کنید اغلب مرورگرها اشتباهات را یادآوری می‌کنند. برنامه مایکروسافت ورد هم این کار را می‌کند. اگر به فارسی تایپ می‌کنید از برنامه‌هایی مانند ویراستیار استفاده کنید.
۷– مثنوی هفتاد من کاغذ
قرار نیست در ایمیل داستان بنویسید. ایمیل باید مختصر و مفید و پاراگراف‌بندی‌شده باشد. اگر حس نویسنده بودن به شما دست داده، همان بهتر که به مخاطب زنگ بزنید.
۸– فوروارد ایمیل بدون اجازه از فرستنده اصلی
به‌هیچ‌وجه نامه‌ای را که فقط برای شما ارسال‌شده، بدون اجازه فرستنده، فوروارد نکنید.
۹– فکرنکردن به عواقب کار
ایمیل که فرستاده شود، دیگر هیچ‌کس نمی‌داند تا کجا خواهد رفت و به دست چه کسانی خواهد رسید. حواستان باشد که چه چیزی می‌نویسید.
۱۰– عدم استفاده از امضا
در انتهای ایمیل شما باید امضا وجود داشته باشد. مثلاً نام و سمت شما. داشتن یک بخش امضا با تمام اطلاعات ضروری و مرتبط، یک کار کاملاً حرفه‌ای و بایسته است.
۱۱– توقع پاسخ فوری
دلیلی ندارد مخاطب شما به‌سرعت پاسخ شمارا بدهد. اگر زمان خیلی برای شما مهم است، زنگ بزنید.
۱۲– پرکردن فیلد to در همان ابتدای کار
یادتان باشد که همیشه آخرین کاری که می‌کنید پر کردن فیلد to باشد. متن را بخوانید، تصحیح کنید، املای آن را بررسی کنید، وقتی از همه‌چیز مطمئن شدید، نشانی گیرنده را در to بنویسید و ارسالش کنید.
۱۳– فینگلیش‌نویسی
اگر می‌خواهید مخاطب شمارا جدی بگیرد و برای ایمیل شما ارزش قائل شود، حتماً به یک زبان رسمی و صحیح مانند فارسی یا انگلیسی تایپ کنید.
ترجمه و بازنویسی: علی‌اکبر کاویانی
