۱۳ اشتباه در ارسال ایمیل

این مطلب را به اشتراک بگذارید

اشتراک گذاری در facebook
اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در email
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در telegram

واقعیت این است که امروزه شما کمتر نامه‌ی کاغذی دریافت می‌کنید و ایمیل، رسانه‌ای است که بیش از هر ابزار دیگری در ارسال و دریافت پیام‌های رسمی مورداستفاده قرار می‌گیرد. حتی ارتباطات تلفنی نیز نامتعارف‌تر از ارسال ایمیل شده‌اند. عجیب است که باوجود قدرتی که ایمیل دارد، افراد زیادی هنوز نمی‌دانند چگونه از آن بهره‌برداری کنند. ایمیل‌های ما معرف شخصیت ما هستند. درست مثل لباس‌پوشیدن یا سبک گفتگو و احوالپرسی ما. بنابراین بد نیست مهم‌ترین اشتباهات ایمیلی را بشناسیم و از آن‌ها پرهیز نماییم.

۱ایمیل بدون عنوان

از خودتان بپرسید چرا گیرنده ایمیل باید به خودش زحمت بدهد و ایمیلی را باز کند که عنوان ندارد؟

۲عنوان بی‌معنی

چرا بعضی افراد برای ایمیل خود یک عنوان درست‌وحسابی انتخاب نمی‌کنند؟ عنوانی مانند «سلام»، یا «عضویـت» چه کاربردی دارد؟ عنوانی انتخاب کنید که مخاطب را وادار به کلیک کردن و بازکردن نامه‌ی شما کند.

۳درج چند موضوع در یک عنوان

برای موضوعات متعدد، ایمیل‌های متعدد ارسال کنید. این کار هم باعث می‌شود متن نامه کوتاه‌تر شود، هم پیگیری مکاتبات را آسان‌تر می‌کند.

۴شخصی‌نکردن پیام

چرا در ابتدای نامه، نام گیرنده را نمی‌نویسید؟ مثلاً جناب حسینی عزیز، همکار ارجمند آقای …. وقتی این کار را نمی‌کنید، ایمیل شما خیلی رسمی و سرد خواهد بود.

۵جدی نگرفتن قدرت کلام

در ارتباطات رودررو، ۹۳% ارتباط با زبان بدن ایجاد می‌شود. طبیعتاً در نوشته شما خبری از زبان بدن نیست. بنابراین کلمات شما، باید این نقش را بر عهده بگیرند.

۶سهل‌انگاری در غلط‌گیری املایی

از برنامه‌های غلط‌گیر استفاده کنید. اگر به انگلیسی تایپ می‌کنید اغلب مرورگرها اشتباهات را یادآوری می‌کنند. برنامه مایکروسافت ورد هم این کار را می‌کند. اگر به فارسی تایپ می‌کنید از برنامه‌هایی مانند ویراستیار استفاده کنید.

۷مثنوی هفتاد من کاغذ

قرار نیست در ایمیل داستان بنویسید. ایمیل باید مختصر و مفید و پاراگراف‌بندی‌شده باشد. اگر حس نویسنده بودن به شما دست داده، همان بهتر که به مخاطب زنگ بزنید.

۸فوروارد ایمیل بدون اجازه از فرستنده اصلی

به‌هیچ‌وجه نامه‌ای را که فقط برای شما ارسال‌شده، بدون اجازه فرستنده، فوروارد نکنید.

۹فکرنکردن به عواقب کار

ایمیل که فرستاده شود، دیگر هیچ‌کس نمی‌داند تا کجا خواهد رفت و به دست چه کسانی خواهد رسید. حواستان باشد که چه چیزی می‌نویسید.

۱۰عدم استفاده از امضا

در انتهای ایمیل شما باید امضا وجود داشته باشد. مثلاً نام و سمت شما. داشتن یک بخش امضا با تمام اطلاعات ضروری و مرتبط، یک کار کاملاً حرفه‌ای و بایسته است.

۱۱توقع پاسخ فوری

دلیلی ندارد مخاطب شما به‌سرعت پاسخ شمارا بدهد. اگر زمان خیلی برای شما مهم است، زنگ بزنید.

۱۲پرکردن فیلد to در همان ابتدای کار

یادتان باشد که همیشه آخرین کاری که می‌کنید پر کردن فیلد to باشد. متن را بخوانید، تصحیح کنید، املای آن را بررسی کنید، وقتی از همه‌چیز مطمئن شدید، نشانی گیرنده را در to بنویسید و ارسالش کنید.

۱۳فینگلیش‌نویسی

اگر می‌خواهید مخاطب شمارا جدی بگیرد و برای ایمیل شما ارزش قائل شود، حتماً به یک زبان رسمی و صحیح مانند فارسی یا انگلیسی تایپ کنید.

ترجمه و بازنویسی: علی‌اکبر کاویانی

advanced divider

جهت دریافت آخرین مقالات آموزشی، اخبار و جشنواره ها در خبرنامه ما عضو شوید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

نگاهی به این مطالب هم بیاندازید، شاید برایتان مفید واقع شد...

این مطلب را به اشتراک بگذارید

اشتراک گذاری در facebook
اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در email
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در telegram