یک فروشنده یا یک بازاریاب حرفه‌ای هر جا حضور دارد، چه در دفتر کار، چه در حال خرید، چه در حال عبور از مکانی، چشم به کشف فرصت‌های فروش و برقراری ارتباط دارد. در گذشته، فروشندگان این امکان را نداشتند که با سرعت بالا، اطلاعات مهمی که بدست می‌آورند را ثبت و ضبط کنند و از فرصت‌هایی که کشف می‌کردند، بهره برداری نمایند، اما امروزه با ظرفیت گوشی‌های هوشمند و نرمافزار مایکروسافت سی آر ام این امر ممکن شده است.
آن‌ها به اطلاعات حیاتی مشتریان بدون حضور در دفتر، از طریق تلفن همراه خود دسترسی دارند و می‌توانند اطلاعات مشتریان را به‌روز رسانی کنند یا حتی یک فرایند فروش را در مسافرت تفریحی خود شروع کنند و اسناد مربوطه را تولید، تاییدهای لازم را دریافت نمایند. برای دسترسی به این حجم از قابلیت و امکانات کافی است نرم افزار رایگان مایکروسافت سی آر ام را که برای تمام سیستم عامل‌ها طراحی شده است، نصب کنید.
فرمها و ابزارهای مایکروسافت سی آر ام برای نمایش در صفحه موبایل و تبلت بهینه‌سازی شده‌اند و اطلاعات موجود در گوشی موبایل با اطلاعات سرور (اطلاعات شرکت) از طریق اینترنت، همسان‌سازی و به‌روز رسانی می‌شوند و نگرانی از بروز اطلاعات غیرهمخوان را مرتفع می‌کند. از طرفی شما از سایر ابزارها و امکانات تلفن‌های هوشمند از قبیل دوربین عکاسی، ارتباط تلفنی و غیره برخوردار هستید و می‌توانید مکالمات خود با مشتریان را به صورت مستقیم در نرمافزار مایکروسافت سی آر ام ذخیره کنید.
اما دیگر ویژگی‌های ارتقا یافته در نرم افزار مایکروسافت سی آر ام، رابط کاربری و مدیریت نرم افزار یا Administrator آن است. مایکروسافت سی آر ام امکانات خوبی برای مدیریت نرمافزار قرار داده است، علاوه بر مستندات آموزشی بسیار مناسب دسته‌بندی شده، مدیر نرمافزار قادر است فرمها و صفحات نرم‌افزارهای موبایل را بنا به نیاز سازمان تغییر دهد و از این طریق، به بهبود کارکرد شخصی کارکنان فروش و پشتیبانی بپردازد. همچنین او می‌تواند با استفاده از ایجاد راهنمایی‌های هوشمند، به ارتقای سطح دانش کارکنان بپردازد، از طرفی امکان مدیریت نسخه‌های نرم افزار و نصب و برگشت از نسخه‌های به روز رسانی در اختیار مدیر نرمافزار قرار داده شده است تا سازمان بتواند به راحتی با مسائل مرتبط با به‌روز رسانی نرم‌افزارها رو به رو شود.
همچنین مدیر نرمافزار قادر است تا حدودی ظاهر نرمافزار از جمله رنگ‌بندی، شکل فرمها، ترتیب جدول‌ها و… را تغییر دهد تا نرمافزار با ویژگی‌های سازمان، خواسته‌های برندینگ و فرهنگ سازمان تطابق بیشتری پیدا کند. در نسخه ۲۰۱۶ مایکروسافت سی آر ام، در نوع ناوبری نرمافزار، تغییراتی داده شده است، برای این که بهتر منظورم را به شما برسانم یک مثال می‌زنم، اگر با ویندوز ۷، ۸، ۸٫۱ و ۱۰ کار کرده باشید و دنبال یک نرمافزار از منوی استارت خود گشته باشید، کاملا منظور من را متوجه خواهید شد. تفاوت ایجاد شده همان تفاوت بین ویندوزهای یاد شده در نوع ناوبری و حرکت بین بخش‌های یک نرمافزار است.
اما یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار مایکروسافت سی آر ام، که رقیب برتر آن یعنی SalesForce هم این ویژگی را به عاریت گرفته، ایجاد میکروفرآیندهای فروش و مرتب کردن مراحل آن است. این ویژگی، کارکنان فروش، بازاریابی و پشتیبانی را بسیار منظم کرده و آن‌ها را در استفاده از داده‌ها و فراداده‌ها یاری می‌کند. برای این که بهتر با این ویژگی آشنا شوید، یک فرآیند فروش را با هم مرور می‌کنیم. کاربر فروش یک سرنخ (Lead) به وجود آمده از فعالیت‌های بازاریابی را در نظر می‌گیرد و اطلاعات مربوط به آن را جمع‌آوری کرده و در نهایت آن را ارزیابی می‌کند که آیا این سرنخ، ارزش سرمایه‌گذاری و هزینه دارد یا خیر، به عبارتی آن را Qualify می‌کند.
سپس ارتباطات خود و سازمان را با مشتری توسعه می‌دهد و سعی می‌کند خدمات و محصولات شرکت را به او و سازمانش معرفی کند و به نوعی رابطه شرکت با مشتری را توسعه دهد. حال وقت آن رسیده که به مشتری بر اساس اطلاعات قبلی یک پیشنهاد بدهد، و با تایید یا رد مشتری، این فرآیند تمام شده اطلاق شود، که یا این رابطه به همکاری با مشتری منجر می‌شود یا منتفی می‌گردد. در نهایت این فرآیند Close می‌شود.
در برخی از سازمان‌ها پس از برنده شدن، رابطه کاری همچنان ادامه دارد و گسترش رابطه، مد نظر قرار می‌گیرد. این میکروفرآیند در سازمان‌های مختلف متفاوت است، اما نحوه نمایش و مدیریت این فرآیند آن چیزی است که مایکروسافت سی آر ام ابداع کرد و منجر به موفقیت این نرم افزار شد.
اما بحث فرآیند در سازمان، بسیار بزرگتر و پیچیده تر از چیزی است که گفته شد. مایکروسافت سی آر ام تنها برای مدیریت فرآیندهای ساده و خطی مناسب است، در حالی که در برخی از سازمان‌ها، فرآیندها بسیار پیچیده هستند و مایکروسافت سی آر ام برای مدیران مناسب نمی باشد.
