شغل مسئولین دفاتر را می‌توان یکی از مشاغل با پتانسیل بالای غنی‌سازی شغلی دانست. یک مسئول دفتر می‌تواند طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها از تایپ کردن گرفته تا نظارت بر روند فعالیت‌های جاری بخش یا بخش‌هایی از سازمان را بر عهده داشته و انجام دهد.
بر اساس این‌که فرد شاغل در این ماهیت کاری از چه میزان قدرت تحلیل و همین‌طور مهارت‌های ارتباطی، برخوردار باشد، می‌تواند درجایی میان دو سر این طیف قرار بگیرد. البته بدیهی است که هر شغل مرتبط با مشتریان داخلی و خارجی، بر اساس این‌که شاغل چه میزان با مهارت‌های ارتباطی آشناست، می‌تواند بر کیفیت فعالیت او تأثیر بگذارد.
در بسیاری از موارد، مشاهده می‌شود که به دلیل عدم توانایی مسئولین دفاتر در برقراری ارتباط صحیح با مشتریان، مدیریت واحد مربوطه به‌شدت درگیر مواردی غیر از وظایف مدیریتی خود می‌شود و بعضا، مدیران در این شرایط چنان غوطه‌ور شده‌اند که به هیچ‌وجه واقف بر دلیل درگیری خود با مسائل نامربوط به وظایف مدیریتی خود نیستند.
برقراری ارتباط صحیح با مشتریان داخلی و خارجی، علاوه بر داشتن یک سری خصوصیات ذاتی در افراد، نیاز به آموزش‌های مؤثر و مربوط در این زمینه دارد. از مهارت‌های بسیار مهم برای شروع کار یک مسئول دفتر مناسب، شنوایی و بیان مؤثر است که منجر به توانایی درک و تحلیل موارد رسیده به سازمان و همین‌طور توانایی مجاب کردن افراد مراجعه‌کننده می‌شود.
یکی از خصوصیات بارز مسئولین دفاتر برای احراز این شغل، داشتن قدرت مدیریت شرایط در مواجهه با افراد، شخصیت‌ها، رفتارهای مختلف، معضلات، کاستی‌ها و… است که در قالب سعه‌صدر در اوج خستگی و فشار کاری، با رویی گشاده و عدم‌تغییر در کیفیت پاسخگویی، بروز داده می‌شود.
یک مسئول دفتر توانا، باید بتواند مسائل را پشت در دفتر مدیریت حل‌وفصل و رسیدگی کند و در صورتی نیاز به ارجاع به مدیریت، توانایی آن را داشته باشد که موارد را در قالب‌های مناسب، کوتاه و مؤثر، ارائه نماید. البته مهارت برقراری ارتباط تلفنی و حضوری نیز از مشخصه‌های بارز یک مسئول دفتر خوب می‌باشد.
دریک نگاه می‌توان دید که مسئولان دفاتر چه نقش کلیدی و مهمی را در حوزه فعالیت مدیران ایفا می‌کنند و ازآنجاکه مراجعان و کارکنان یک سازمان، سیمای مدیر را در آیینه مسئول دفتر آن واحد می‌بینند و بر اساس آن قضاوت می‌کنند، قاعدتاً باید به این ماهیت شغلی توجه بسیار زیاد شده و در انتخاب فرد مناسب و آموزش مهارت‌های لازم به او، دریغ ننمود.
نوشته: فرخ لقا جلالی
