?راه‌کار هدر بسیاری از شرکت‌های کوچک و استارت آپ‌ها، استفاده از اکسل به جای نرم‌افزار CRM، ممکن است انتخاب مناسبی باشد، اما آیا این انتخاب برای زمانی که کسب‌وکارتان رو به رشد است و تعداد کاربران و مشتریان به‌صورت پیوسته افزایش می‌یابد هم توصیه می‌شود؟ در ادامه به پاسخ و تحلیل این سؤال می‌پردازیم:
۱- استفاده از اکسل به‌جای CRM، دید کاملی از کسب‌وکار در اختیارتان قرار نمی‌دهد:
آیا دانستن این موضوع که در شرکت چه خبر است و هرکسی مشغول انجام دادن چه‌کاری است، برایتان اهمیت دارد؟ در صفحات گسترده مانند اکسل، یافتن پاسخ این سؤال که کدام کارمندتان با کدام مشتری در ارتباط بوده و چه‌کاری برایش انجام داده، کار بسیار پیچیده‌ای است.
با اکسل امکان مشاهده اطلاعات در لحظه وجود ندارد درصورتی‌که در CRM امکان مشاهده تمامی فعالیت‌ها درگذشته و آینده، فراهم‌شده است. همچنین با CRM دسترسی به اطلاعات از طریق موبایل به‌راحتی امکان‌پذیر است.
۲- زمان زیادی برای یافتن اطلاعات صرف می‌شود:
درصورتی‌که از اکسل به‌جای CRM استفاده کنید، اطلاعات را در فایل‌های مجزایی ذخیره می‌کنید که پیدا کردن سریع آن‌ها بسیار مشکل است. درنتیجه، زمانی را که باید برای رسیدگی به مشتریان و توسعه کسب‌وکارتان اختصاص بدهید، به پیدا کردن اطلاعات مشتریان می‌گذرانید. داشتن CRM، امکان پیدا کردن هر نوع اطلاعاتی را در کوتاه‌ترین مدت فراهم می‌کنید و دیگر لازم نیست زمان زیادی را به جستجو در پَروَنجاهای متعدد با استفاده از ابزارهای فیلتر، بگذرانید.
۳- صفحات اکسل هیچ‌گاه به‌طور ۱۰۰ درصد به‌روز نیستند:
در کسب‌وکار شما داشتن اطلاعات به‌روز و در لحظه چه میزان اهمیت دارد؟ زمان بررسی به‌روز بودن اطلاعات را نیز به زمان جستجو و پیدا کردن داده‌ها اضافه کنید! موارد این چنینی به ترک مشتری از سازمان شما و تضعیف تصویری که مشتری از شما در ذهن خود دارد، می‌انجامد. استفاده از CRM، باعث می‌شود اطلاعات در سازمانتان به‌روزتر باشد و تصویر ذهنی مشتری از شما قوی‌تر شود.
۴- نحوه وارد کردن اطلاعات توسط اعضای تیم، یکسان نیست:
زمانی که از افراد تیم می‌خواهید اطلاعات را در فایل‌های اکسل ثبت کنند، امکان مدیریت اطلاعات به‌صورت یکپارچه را از دست می‌دهید. در ضمن، با ادغام کردن آن‌ها متوجه می‌شوید که اطلاعات واردشده توسط افراد مختلف، یکسان نیستند. استفاده از CRM، امکان واردکردن اطلاعات در فرم‌های مشخص را فراهم می‌کند که باعث می‌شود از واردکردن اطلاعات به‌صورت سلیقه‌ایی جلوگیری گردد.
۵- اعلان یادآور در اکسل امکان پذیر نیست:
فراموش کردن فعالیت‌ها در اکسل بسیار ساده است! در نظر بگیرید نتیجه یک تماس تلفنی، پیگیری مجدد به تاریخ یک ماه دیگر از مشتری باشد. اکسل امکان یادآوری پیگیری‌های از این دست را فراهم نمی‌کند در صورتی که در CRM به‌راحتی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، یک فعالیت ثبت می‌شود و زمان موردنیاز پیگیری آن توسط نرم‌افزار، یادآوری می‌گردد.
۶- برقراری تماس با مشتری راحت انجام نمی‌شود:
کارمندانتان به‌اشتباه بیش از یک‌بار با یک مشتری تماس می‌گیرند؟ لازم است تماس‌ها و تعاملاتی که با مشتریان داشتید، ثبت شوند؟ دانستن این‌که چه شخصی آخرین بار با مشتری صحبت کرده برایتان اهمیت دارد؟
سؤالات فوق را از خود بپرسید و اگر جوابتان مثبت است، به تایم لاین فعالیت‌ها در CRM نیاز دارید. نرم‌افزار CRM امکان ثبت تمامی ارتباطات، مکالمات و تعاملات با مشتریان را به‌نحوی‌که به‌راحتی قابل‌دسترس باشند، ایجاد می‌کند.
۷- زمان زیادی را صرف کارهایی می‌کنید که با وقت کمی قابل انجام هستند؟
با استفاده از اکسل، وقت و انرژی زیاد را باید برای تحلیل داده‌ها اختصاص بدهید. فعالیت‌های ساده‌ایی مانند آماده‌سازی گزارش و یا واردکردن اطلاعات، ازاین‌دست موارد هستند که گاها ممکن است تا چندین روز زمان شما و کارمندانتان را بگیرد.
۸- کسب‌وکارتان در مسیر رشد و توسعه است؟
زمانی را در نظر بگیرید که کارکنان زیادی به سازمانتان اضافه می‌شوند، آیا مدیریت اطلاعات، به همان سادگی زمانی است که تعداد کارکنان‌تان انگشت‌شمار بودند؟ در این شرایط مشکلات واردکردن اطلاعات در فایل‌های اکسل را چطور می‌توانید کنترل کنید؟
با آموزش، به راحتی می‌توانید استفاده از نرم‌افزار CRM را به کارکنان تازه وارد سازمانتان یاد بدهید. آن‌ها هم با استفاده از اکانت شخصی‌شان وارد سیستم شده تا از مشکلات ذکرشده جلوگیری نمایید. استفاده از صفحات گسترده زمانی که در حال رشد و توسعه هستید، ابزاری ناکارآمد به‌حساب می‌آید.
خلاصه این‌که اگر بابت هزینه‌های خرید نرم‌افزار نگرانید، بهتر است از نسخه‌هایی که امکانات اولیه را به‌صورت رایگان در اختیارتان قرار می‌دهند استفاده کنید و زمانی که به رشد و توسعه دست پیدا کردید، نسخه کامل آن را خریداری کنید.
ترجمه و بازنویسی: فاطمه نصری
