چند سال پیش به اتفاق همکارانم از یک شرکت صنعتی که مسؤولیت مدیر مهندسی فروش آن را به عهده داشتم، در یک نمایشگاه بین‌المللی به عنوان غرفه‌دار شرکت کردیم. مدتی قبل از نمایشگاه، یکی از اساتید حوزه مذاکرات تجاری بین‌المللی، طی چند جلسه، مذاکره به زبان انگلیسی را به صورت ایفای نقش با این تیم تمرین کرد.
هنگامی که ایشان به مذاکرات شرکت‌کنندگان گوش داد، گفت: «چرا شما همه سوالات را این قدر با قطعیت پاسخ می‌دهید؟ در مذاکرات بین‌المللی حرفه‌ای، وقتی از کسی سوالی بپرسید، معمولا پاسخش این گونه شروع می‌شود: It Depends!”.
پاسخ این سوال که “آیا نرم‌افزار CRM خوب سراغ دارید؟” هم این است: «بستگی دارد!». مناسب بون یک نرم‌افزار CRM معیارهای بسیار زیادی که دارد که در ادامه به چند مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
نوع استقرار نرم‌افزار: تمایل دارید نرم‌افزار بر روی سرورهای شرکت شما نصب شود و یک بار هزینه آن را پرداخت کنید یا ترجیح می‌دهید یک اکانت از تامین‌کنندگانی که به صورت ابری (Cloud) خدمات نرم‌افزار CRM ارائه می‌کنند خریداری نمایید و میزبانی، نگهداری اطلاعات و بروز کردن نرم‌افزار همگی بر روی سرورهای آن‌ها باشد؟
سهولت کاربری: سطح دانش نرم‌افزاری و سیستمی کارکنان شرکت شما چقدر است؟ می‌خواهید از یک نرم‌افزاری استفاده کنید که رابط کاربری ساده دارد یا می‌خواهید خودتان آن را سفارشی‌سازی کنید؟
وسعت امکانات: انتظار دارید نرم‌افزار چه امکاناتی داشته باشد؟ آیا فقط می‌خواهید اطلاعات و سابقه ارتباط با مشتریان را در این نرم‌افزار نگهداری کنید یا انتظار دارید گزارشات و تحلیل‌های کاملی برایتان ایجاد کند؟
نیازهای آتی: افق زمانی شما برای استفاده از نرم‌افزار چقدر است؟ آیا می‌خواهید کار امروز شما را راه بیاندازد و بعدا نرم‌افزار بهتری خریداری کنید یا انتظار دارید از همین الان نیازهای پنج سال آینده شما راهم پوشش دهد؟
انعطاف پذیری: چه مقدار انعطاف پذیری از این نرم‌افزار انتظار دارید؟ می‌خواهید گردش کار نرم‌افزار متناسب با فرآیندهای سازمانی شما تعریف شود یا این که رویه‌های سازمانی را مطابق نرم‌افزار تغییر می‌دهید؟
گزارش‌گیری و تحلیل: تا چه اندازه می‌خواهید در سفارشی‌سازی گزارشات نقش داشته باشید؟ انتظار دارید بتوانید یک داشبورد مدیریتی کاملا سفارشی شده ایجاد کنید یا گزارشات استاندارد نرم‌افزار برایتان کافی است؟
مقیاس پذیری: نرخ افزایش کاربران و داده‌ها با چه نسبتی انجام خواهد شد و نرم‌افزار تا چه اندازه باید نسبت به افزایش حجم داده‌ها مقیاس‌پذیر باشد؟
بودجه: چه بودجه‌ای برای این پروژه در نظر گرفته‌اید؟ اگر می‌خواهید نرم‌افزار را در شرکت خودتان نصب کنید، هزینه‌های زیرساخت سخت‌افزاری مانند شبکه و سرور را هم در محاسبات وارد کرده‌اید؟ حدود بودجه‌ای که برای هزینه‌های سفارشی‌سازی نرم‌افزار و هزینه نگهداری سالانه در نظر گرفته‌اید، چقدر است؟
یکپارچه‌سازی: آیا می‌خواهید نرم‌افزار CRM به سایر نرم‌افزارهای شرکت شما از قبیل حسابداری، انبار و فروش وصل شود و اطلاعات به صورت اتوماتیک بین آن‌ها رد و بدل شود یا این که می‌خواهید از هر کدام خروجی بگیرید و به صورت دستی در سایر نرم‌افزارها وارد کنید؟
اعتبار تامین‌کننده: تجربه و شهرت شرکت برنامه‌نویس چقدر برایتان مهم است؟ می‌خواهید حتما با شرکت‌های با تجربه کار کنید یا حاضرید نرم‌افزار شرکت‌های تازه کار را هم به کار بگیرید؟
در مطلب بعدی ، بیشتر به تشریح این موضوع می‌پردازیم.
نوشته: مجید برقی
